Een vriendin die via de telefoon te horen krijgt dat haar contract niet verlengd wordt. Dit hele “ontslag”gesprek vond  niet alleen per telefoon plaats, maar ook binnen enkele minuten. De desbetreffende eindverantwoordelijke had haast, stond al bij school om zijn kind op te halen. Ik heb het mijn vriendin 2x laten vertellen, ik geloofde het gewoon niet. Hier lijkt weinig sprake van enig inlevingsvermogen. Dit is een extreem voorbeeld en hopelijk herkent niemand dit. Niet als ontvanger en ook niet als zender.

Wat gaat er in je om als je een “slecht nieuws” boodschap gaat overbrengen. Contract niet verlengen is daar zeker één van, ontslag, maar ook een afwijzing bij een sollicitatie bijvoorbeeld. Of een offerte niet afnemen, een afspraak afzeggen, of …. Vele, vele voorbeelden te bedenken waarbij je ervan uit kunt gaan dat de ontvanger het niet  prettig gaat vinden. In verschillende gradaties natuurlijk en met effect voor de lange dan wel de korte termijn. Je kunt niet altijd weten wat de impact is op de ander. Des te belangrijker om daar goed over na te denken.

Hoe vertel je het de ander. Eerlijkheid duurt het langst heb ik van mijn moeder geleerd. En als je slecht nieuws brengt, is het belangrijk om dat gelijk aan het begin van een gesprek te doen. Allemaal wijsheden die zeker niet genegeerd kunnen worden. Daarnaast is het super belangrijk om je te verplaatsen in de ander. Stap eens in de schoenen van een ander als jij een “slecht nieuws” boodschap overbrengt. Welke formulering zou jij het liefst hebben bij een dergelijke boodschap? Zorgvuldig gekozen woorden, met duidelijke uitleg en begrip voor de ander? Is dat niet het minst wat je voor de ander zou kunnen doen. Dat geldt voor medewerkers, voor klanten, voor leveranciers etc. De wereld is klein en goed nieuws verspreidt zich minder snel dan slecht nieuws.

Je voorkeur van wijze van communiceren kan je met MBTI (Meyers Briggs Type Indicator) deels wel verklaren. Er zijn mensen die communiceren vanuit Thinking (logische implicaties) en anderen vanuit Feeling (effect op mensen). Studies hebben het nut van deze typeringen bewezen bij het begrijpen van communicatie patronen en misverstanden. Als je effectief wilt communiceren vereist dat vaak enige flexibiliteit aan de communicatiestijl van de ander. Kennis over jouw voorkeur van communicatie en die van de ander, beïnvloedt de mate waarin je jouw communicatie kunt aanpassen. Sociaal gedrag in de interactie met anderen lijk me een basis, voor iedereen maar in het bijzonder voor leidinggevende. Mits je het als mens c.q. organisatie belangrijk vindt natuurlijk. Als de organisatie waar mijn vriendin voor werkte, net zo met hun klanten communiceren als met hun medewerkers, ben ik benieuwd naar de klanttevredenheid.